Digitip: etiketten maken van een adreslijst

Maak in Word etiketten aan de hand van een adreslijst in Excel. Dat bespaart een hoop typwerk!

Etiketten maken

Gebruik etiketten om groepen mensen een kaart te sturen, zonder een lamme arm te krijgen van het beschrijven van enveloppen. Maak daarvoor eenmalig een adreslijst en werk die periodiek bij. En druk de lijst in 1 keer af als het tijd is voor een kaartje. Wat is daarvoor nodig? Een adreslijst in Excel en een recente versie van Word. Vellen met etiketten mogen natuurlijk niet ontbreken.

Etiketten instellen

Gebruik de functie ‘Afdruk samenvoegen’ om adressen uit Excel op etiketten te krijgen. Het samenvoegen bestaat uit 3 stappen: er is een hoofddocument met etiketten, daar worden de adressen bijgevoegd en het geheel komt samengevoegd uit de printer. In de basis gaat dit als volgt:

• Start Word.
• Klik op Leeg document.
• Klik op het tabblad Verzendlijsten.
• Klik in de balk ‘Afdruk samenvoegen starten’ op het zwarte driehoekje rechts van Afdruk samenvoegen starten.
• Klik in het menu op Etiketten.
• Het venster ‘Opties’ verschijnt. Stel hierin het type etiketten in. Weet u de fabrikant van de etiketten? Klik op het uitklapmenu rechts van ‘Etiketproducent’ en klik op de naam van de producent. In het vak onder ‘Productnummer’ staan de beschikbare typen vellen.
• Klik op Ok.

Etiketten in beeld

Word is ingedeeld als sjabloon voor etiketten. Ziet u geen hulplijnen en dergelijke?

• Klik op het tabblad Indeling. Daar zijn er 2 van. Kies de meest rechtse. Ziet u er maar eentje? Klik dan eerst op het witte papier van Word.
• Klik bij ‘Tabel’ op Rasterlijnen weergeven.

De stippellijnen geven de randen van de etiketten aan.

Adressen koppelen

Het is tijd om de adreslijst te koppelen aan de etiketten die net zijn ingesteld.

• Klik op het tabblad Verzendlijsten.
• Klik bij ‘Afdruk samenvoegen starten’ op Adressen selecteren.
• Klik op Bestaande lijst gebruiken.
• Een venster van de Verkenner komt in beeld. Blader naar de map waarin de adreslijst staat.
• Klik op de naam van de adreslijst en klik dan op Openen.
• Het venster ‘Tabel selecteren’ verschijnt. Standaard staat aangevinkt dat de 1e rij van het Excel-document kolomkoppen bevat. Dat klopt, daar staan trefwoorden als ‘Naam’, ‘Adres’ en dergelijke. Staan er in uw document direct namen en adressen vanaf de 1e rij? Verwijder dan het vinkje voor De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen.
• Klik op Ok.

Adressen toevoegen aan etiketten

Word heeft adresvelden aangemaakt voor de gegevens uit de lijst. Op alle etiketten staat nu <>. Dit verandert later.

• Klik op het tabblad Verzendlijsten.
• Klik bij ‘Velden beschrijven en invoegen’ op Adresblok.
• Het venster ‘Adresblok invoegen’ verschijnt. Bij ‘Naam van de geadresseerde in deze notatie invoegen’ staan verschillende opties voor de adressen. De standaardoptie is voor ons voldoende.
• Rechts staat een voorbeeld. Is dit naar wens? Klik op Ok.
• Automatisch staat de cursor in het 1e etiket. Hier verschijnt nu <>.

Help, er missen gegevens!

Word probeert de gegevens uit Excel te herkennen. Soms ontbreken er gegevens. Zo blijkt bij het invoegen van het adresblok dat in onze adressenlijst de woonplaats niet wordt herkend. Dat is te verhelpen:

• Verwijder de tekst ‘ <>’ door de tekst te selecteren en op de Backspace-knop te drukken.
• Klik weer bij ‘Velden beschrijven en invoegen’ op Adresblok.
• Klik op Velden vergelijken.
• Het venster ‘Velden vergelijken’ komt in beeld. Links staan de velden die Word nodig heeft voor een adresblok, zoals voornaam en woonplaats. Rechts ervan staat welke onderdelen uit Excel daarvoor gebruikt zijn. Achter missende gegevens staat ‘(geen overeenkomst)’.
• Klik rechts van een missend onderdeel op ‘(geen overeenkomst)’ om dit te herstellen. Bij ons ontbreken de woonplaatsen, dus klikken we achter ‘Plaats’ op (geen overeenkomst).
• In het uitklapmenu zult u de trefwoorden herkennen die u in Excel heeft ingevoerd. Begint uw Excel-document niet met trefwoorden, maar direct met adresgegevens? Dan ziet u in het uitklapmenu de gegevens van de 1e persoon in uw lijst.
• Klik in het uitklapmenu op de corresponderende informatie. In ons voorbeeld is dat de term ‘Woonplaats’ zoals we het in Excel hebben genoemd.
• Klik op Ok.
• De gegevens staan er nu wel. Klik op Ok om het venster te sluiten. In het 1e etiket verschijnt opnieuw <>.

Etiketten bekijken en afdrukken

Het geheel ziet er nog steeds abstract uit. Daar brengen we verandering in.

• Klik op het tabblad ‘Verzendlijsten’ op Voorbeeld van het resultaat en u ziet een adres verschijnen.
• Klik bij ‘Velden beschrijven en invoegen’ op Etiketten bijwerken.
• Alle adressen van uw lijst staan in een etiket. Staat alles zoals u in gedachten had? Dan is het tijd om de etiketten af te drukken. Klik in het tabblad ‘Verzendlijsten’ bij ‘Voltooien’ op Voltooien en samenvoegen.
• Klik op Documenten afdrukken.
• Standaard staat Word zo ingesteld dat het hele document wordt afgedrukt. Klik op Ok.
• Het venster met de printerinstellingen verschijnt. Hier hoeft u normaal gesproken niks aan te passen. Klik op Ok.
• De etiketten rollen uit de printer. U bent klaar met etiketten maken. Sluit Word via het kruisje rechtsboven. Of sla de etiketten op voor later gebruik, via het menu Bestand > Opslaan als > Bladeren.

Elke maand geeft MAX Vandaag u handige tips over het gebruik van digitale media. Bekijk welke Digitips wij nog meer voor u hebben.

(Bron: SeniorWeb. Foto: Shutterstock)

Let op: gezien de voortdurende veranderingen in de digitale wereld kan de informatie in bovenstaande Digitip met de tijd verouderd zijn.