Digitip: back-up maken: de mogelijkheden

Op de computer staan veel waardevolle bestanden die u niet kwijt wilt raken bij computerproblemen. Bewaar een kopie van de bestanden daarom ook altijd op een andere plaats. U heeft daarvoor verschillende mogelijkheden.

Waarom een back-up maken?

Foto’s, dat lijstje met handige links in een Word-document, gescande tekeningen. U kunt vast genoeg documenten bedenken die u niet kwijt wilt raken. Voorkom verlies, zorg voor een back-up (kopie).

Wat is een back-up?

Een goed Nederlands woord voor ‘back-up’ is ‘reservekopie’. Een back-up is niets meer en niets minder dan een kopie, op een plek buiten de computer, van allerlei zaken die u niet kwijt wilt. Die plek kan een externe harde schijf zijn of een usb-stick of ergens online. Een belangrijk misverstand over back-ups is dat er een kopie van heel de computer moet worden gemaakt. Inclusief instellingen, programma’s en het besturingssysteem. Dat hoeft helemaal niet. Als er maar één belangrijk bestand is waaraan u gehecht bent, en u kopieert dit naar een veilige plek buiten de pc, dan heeft u een back-up.

Een volledige kopie maken van de computer kan natuurlijk wel. Gaat er iets mis dan kan dit image, zoals men zo’n kopie vaak noemt, terug worden gezet op de computer. Handig, maar ook specialistenwerk.

Omdat het besturingssysteem en alle programma’s altijd opnieuw kunnen worden geïnstalleerd hoeven die eigenlijk niet geback-upt te worden. Alleen verdwenen bestanden, die komen nooit meer terug. Daarom concentreren we ons op die belangrijke bestanden en laten we die volledige kopie links liggen.

Waar komt de kopie?

Die kopie maakt u natuurlijk niet op de harde schijf van uw computer. Als er problemen zouden zijn met de pc, dan zijn niet alleen de originelen maar ook de kopieën onbereikbaar. U dient de gegevens dus op een andere locatie op te slaan.

De keuze die u allereerst maakt is of u de kopie van uw bestanden op een eigen opslagmedium bewaart of online (in de cloud zoals dat heet).

WHWH

Maak het uzelf gemakkelijk en zorg dat u reservekopieën heeft van de bestanden die belangrijk zijn voor u. Bepaal uw back-upstrategie door de volgende vragen te beantwoorden: wat, hoeveel, waar en hoe. De WHWH dus.

• Wat
  Welke bestanden moeten worden veiliggesteld? Zijn het foto’s, e-boeken, Word-documenten, muziekbestanden en pdf’s en waar zijn ze op de pc opgeslagen? Maak er een lijstje van. Schrijf daarbij alleen de hoofdmap op. Dus wie in de map Afbeeldingen mapjes heeft zoals ‘Vakantie Italië 2017’ en ‘Weekendje Valkenburg 2016′ noteert alleen Foto’s > map Afbeeldingen. Ga op die manier alles langs. Uiteindelijk levert dit een lijst op met mappen die in een reservekopie moeten worden opgeslagen. Helemaal gemakkelijk wordt het als u alleen standaardlocaties gebruikt om bestanden op te slaan. Dus de mappen van Windows met de naam Afbeeldingen, Documenten, Muziek en Video’s.
• Hoeveel
  Hoeveel ruimte nemen de bestanden in? Het maakt veel uit of er 2 GB of 200 GB aan bestanden opgeslagen moet worden. Klik in de Verkenner met de rechtermuisknop op de hierboven genoemde mappen en klik op Eigenschappen. Onder ‘Grootte’ staat dan het aantal MB’s of GB’s dat de desbetreffende map inneemt. Zet dat op het lijstje achter de mapnamen.
• Waar
  Waar komt de back-up? Wordt het gratis online opslag, betaalde online opslag, een usb-stick of een externe harde schijf? Wie bij de hoeveel-vraag onder de 15 GB blijft, kan gratis online opslag overwegen. Diensten als Dropbox, Google Drive of OneDrive van Microsoft bieden de mogelijkheid gratis bestanden op te slaan op hun servers. Wie online meer gegevens wil opslaan moet ervoor betalen. De kosten variëren per aanbieder, maar het is niet erg goedkoop. Microsoft vraagt voor 50 GB opslag momenteel 2 euro per maand. 1 TB (Terabyte = 1000 GB) komt jaarlijks op 69 euro. Voor dat geld koopt u ook een externe harde schijf met dezelfde capaciteit. Maar dat heeft dan weer als nadeel dat de schijf kapot kan gaan. Er zijn momenteel usb-sticks met een capaciteit van maximaal 256 GB. USB-sticks zijn betrouwbaarder dan externe harde schijven. Die laatste hebben mechanische bewegende delen die kapot kunnen gaan. Maar de kans dat een externe harde schijf en de computer tegelijkertijd kapotgaan, is vrij klein. Tot slot: de automatische back-upfunctie van Windows is reuze handig. Maar hij waarschuwt niet als er te weinig ruimte is om een back-up te kunnen maken. Daarom is het nuttig vooraf te weten hoeveel ruimte de reservekopieën innemen.
• Hoe
  Als u weet waar u de reservekopieën wilt opslaan, heeft u de hoe-vraag al deels beantwoord. Kiest u voor online opslag dan bent u afhankelijk van het systeem dat u kiest. Maar kiest u voor de externe harde schijf dan kunt u nog verder bepalen hoe u wilt opslaan. Dat kan automatisch of handmatig. Dus u slaat, laten we zeggen elke week, zelf nieuwe bestanden op de externe harde schijf op. Erg veel zekerheid biedt deze optie niet natuurlijk. Geef daarom de voorkeur aan een programma dat de kopieën voor u maakt. Het ingebouwde systeem van Windows ligt voor de hand.

Het bovenstaande hoeft u maar eenmalig te doorlopen. Het enige wat u daarna in de gaten hoeft te houden is of er mappen/bestanden bijkomen die niet op uw lijstje staan. Deze moeten aan de back-up worden toegevoegd. Op basis van uw WHWH-antwoorden kiest u hieronder één van de genoemde strategieën.

1 Offline automatische back-up, opslagmedium altijd verbonden

• Wat: persoonlijk lijstje, elke locatie mogelijk.
• Hoeveel: usb-stick tot 256 GB; externe harde schijf tot 4 TB.
• Waar: usb-stick of externe harde schijf.
• Hoe: de standaard back-upfunctie van Windows.

Voordelen

• Er wordt voortdurend een back-up gemaakt. Dus u raakt nooit bestanden kwijt omdat ze nog niet zijn geback-upt.
• Eenmalig WHWH doorlopen en daarna is er geen omkijken meer aan.

Nadelen

• Risico op ransomware.
• Externe harde schijf of usb-stick moet altijd verbonden zijn.
• Bij brand of diefstal zijn nog steeds alle bestanden weg.
• Externe harde schijf of usb-stick kan kapotgaan.

Gemak staat voorop in deze strategie. Via de back-upfunctie van Windows worden alle mappen/bestanden op het persoonlijke lijstje automatisch gekopieerd naar een usb-stick of externe harde schijf. Tussenkomst van de gebruiker is niet nodig. Het belangrijkste nadeel van deze strategie is het risico op ransomware. Stel dat de computer daar slachtoffer van wordt, dan worden de reservekopieën ook versleuteld en onbruikbaar. Dat risico kan wel kleiner worden gemaakt door de automatische back-up in te stellen op om de zoveel uur.

2 Offline handmatige back-up, medium niet verbonden

• Wat: persoonlijk lijstje, elke locatie mogelijk.
• Hoeveel: usb-stick tot 256 GB; externe harde schijf tot 4 TB.
• Waar: usb-stick of externe harde schijf.
• Hoe: de standaard back-upfunctie van Windows of helemaal handmatig.

Voordelen

• Geen risico op ransomware.
• Externe harde schijf of usb-stick hoeft niet altijd verbonden te zijn.
• Eenmalig WHWH doorlopen en daarna is er geen omkijken meer aan.

Nadelen

• Er wordt alleen een back-up gemaakt als u daar zelf aan denkt. Dus er is een risico dat recente bestanden niet zijn geback-upt.
• Bij brand of diefstal zijn nog steeds alle bestanden weg.
• Externe harde schijf of usb-stick kan kapot gaan.

Wie bij optie 1 het risico op ransomware te groot vindt of gewoon graag alles zelf in de hand houdt, kan de back-up steeds zelf maken. Ook dat kan met de back-upfunctie van Windows. Zet deze functie aan, maar koppel de externe harde schijf of usb-stick los. Verbind hem als u een back-up wilt maken, draai onmiddellijk de Windows-functie en koppel de boel daarna weer los. Bij deze strategie bent uzelf de zwakste schakel: vergeet u de back-up te maken dan zijn uw meest recente bestanden niet geback-upt.

3 Online back-up, gratis

• Wat: persoonlijk lijstje, niet elke locatie mogelijk.
• Hoeveel: afhankelijk van welke dienst wordt gebruikt tot 15 GB.
• Waar: online. In de cloud dus.
• Hoe: via de automatische opties die de gekozen dienst biedt.

Voordelen

• Opslag buitenshuis dus bestanden zijn altijd veilig.
• Reservekopieën worden automatisch gemaakt.

Nadelen

• Meestal beperkte ruimte, dus snel vol.
• Bij sommige diensten risico op ransomware.
• Altijd internetverbinding nodig.

Niet iedereen houdt van opslag in de cloud. Sommigen zijn bang dat hun bestanden op servers niet veilig zijn. Dat anderen toegang kunnen krijgen tot hun gegevens. Over het algemeen is dat niet het geval. Wel is het handig inloggegevens veilig te bewaren en een veilig wachtwoord te kiezen. Wie niet veel bestanden wil opslaan kan volstaan met de gratis variant van de clouddiensten. Welke dienst maakt niet zoveel uit. Een nadeel van cloudopslag is het risico op ransomware. Raakt de computer daarmee besmet, worden de versleutelde bestanden ook naar de clouddienst gestuurd en dus ook onleesbaar. Dropbox biedt de meeste bescherming tegen ransomware, omdat deze dienst versiebeheer kent. Daarbij kan de gebruiker altijd terug naar een eerdere versie van een bestand. Een ander nadeel, of meer een beperking: de meeste clouddiensten werken met een speciale map op de computer. Alles wat daarin staat wordt opgeslagen. Dat betekent dat alles wat u veilig wilt stellen, verplaatst moet worden naar die map.

4 Online back-up, betaald

• Wat: persoonlijk lijstje, niet elke locatie mogelijk.
• Hoeveel: boven de 15 GB.
• Waar: online. In de cloud dus.
• Hoe: via de automatische opties die de gekozen dienst biedt.

Voordelen

• Opslag buitenshuis dus bestanden zijn altijd veilig.
• Reservekopieën worden automatisch gemaakt.

Nadelen

• Niet goedkoop.
• Bij sommige diensten risico op ransomware.
• Altijd internetverbinding nodig.

Wie grote hoeveelheden bestanden online wil opslaan, komt uit bij een betaalde versie van een clouddienst. Verder werkt zo’n dienst hetzelfde als de gratis versie.

(Bron: SeniorWeb)

Let op: gezien de voortdurende veranderingen in de digitale wereld kan de informatie in bovenstaande Digitip met de tijd verouderd zijn.